Wat is een Out of Office bericht?

Een Out of Office (OoO) bericht zorgt ervoor dat wanneer je een mail binnen krijgt, deze automatisch beantwoord zal worden vanuit jouw naam. Je stelt zelf een automatisch bericht in, zodat inkomende mails altijd worden beantwoord.

Dit afwezigheidsbericht schept mogelijkheden om een extra positieve indruk na te laten bij wie jou wil contacteren.
Dat kun je heel eenvoudig doen: met tekst, beelden en een sausje van creativiteit.

Toen ik op 30 juli 2022 mijn maandelijkse nieuwsbrief verzond, kreeg ik onmiddellijk een tiental out of office-berichten. Logisch, knal in de zomervakantie.
Er was er slechts eentje die echt indruk op me maakte en die me deed glimlachen. Het bericht van Kevin, diensthoofd PR & Communicatie in de zorgsector kon me wel bekoren. 
Hij vermeldde wat hij tijdens zijn vakantie gepland had: lezen, citytrips, zonsondergangen zien veranderen in zonsopkomsten,… 
Verder waren het stuk voor stuk soortgelijke saaie afwezigheidsberichten.
Toegegeven, er waren nog enkele kleinere lichtpuntjes in enkele mails: twee personen vermeldden de locatie waar ze op vakantie waren. 
Maar verder enkel droge boodschappen dat ze er niet waren en dat het wel eens lang zou kunnen duren tegen dat er reactie op mijn mail (nieuwsbrief) zou komen.


Klik om te vergroten.

Waarom gebruik je een Out of Office?

Er zijn duizenden redenen om een Out of Office te gebruiken:

  • Je bent enkele dagen moeilijk te bereiken op kantoor.
  • Je bent op verlof.
  • Je bent op een (buitenlandse) zakenreis.
  • Je bent afwezig wegens ziekte.
  • Je bent wel aan het werk, maar legt je focus op andere zaken dan het meteen beantwoorden van nieuwe e-mails.

Je merkt het. De toepassingen zijn bijna eindeloos.

Welke zaken vermeld je best?

Door enkele vragen te beantwoorden, schep je een kader zodat je afzender weet wanneer hij of zijn een antwoord kan verwachten.
Deze zaken vermeld je dan best ook in jouw Out of Office.

  • Waarom?
    Waarom gebruik je een afwezigheidsbericht?
    Ben je nog aan het werk, maar ligt de focus even ergens anders? Ben je onbereikbaar op de locatie waar je aan het werk bent? Ben je (langdurig) afwezig wegens ziekte? Of geniet je van welverdiende vakantie? 
    Een duidelijke omschrijving geeft meteen richting aan de timing waarop een antwoord verwacht kan worden.
  • Wie?
    Volgt iemand jouw mails op? Worden ze automatisch doorgestuurd naar iemand of kan de afzender iemand anders contacteren met zijn of haar vraag? Vermeld de naam en contactgegevens van deze persoon.
  • Wanneer?
    Geef aan wanneer je terug te bereiken bent. Ga je dan snel door alle mails om er de belangrijkste uit te pikken? Of ga je alle mails chronologisch beantwoorden? Ik hoorde onlangs iemand die een afwezigheidsbericht kreeg waarin vermeld stond dat alle mails verwijderd worden en dat men maar opnieuw moet mailen wanneer de geadresseerde terug uit verlof was.
    Let wel: je mag hier ook eerlijk vermelden dat je jouw mails aanpakt in de eerste week na jouw afwezigheid. Het is niet omdat je terug aan het werk bent, dat alle mails in een uurtje beantwoord worden. Wie jou echt wil strikken na je afwezigheid zal op dat moment wel de telefoon nemen.
  • Waar?
    Waar kunnen mensen terecht als hun vraag toch snel een antwoord nodig heeft? 
  • Hoe?
    Op welke manier contacteren ze deze persoon het best: is dat ook via mail? Of is het beter om telefonisch contact op te nemen?

Mag het een ietsje meer zijn aub?

Met een Originele Out of Office (OOoO) heb je een kans om jouw lezer te verrassen. 
Je kunt alle basiselementen verwerken op een creatieve manier. Bijvoorbeeld door een gedicht te schrijven met alle noodzakelijke informatie.

Liefste mailer
Ik ben er even niet
Bezorg ik jou hiermee verdriet?
Je hoeft heel zeker niet te wenen
Want ik ben niet lang verdwenen.
Volgende maandag ben ik al terug
Je merkt het nooit, dat is heel vlug.
Dan krijg je van mij een antwoord op je vraag
Maar is dat voor jou nog te traag
Neem dan contact op met collega Fons
Hij zorgt momenteel voor een vlotte respons

Jouw tekst blijft dus het belangrijkste element in de OoO.

Wil je er een extra sausje aan toevoegen, dan kun je gebruik maken van links in jouw OoO. Waar wil je jouw lezer naar toe sturen? 
Copywriter Josefien De Bock, ook gekend als de Tekstenfee, maakt gebruik van heel wat tekst en nuttige links om de inhoud te ondersteunen. Zo linkt ze slim naar haar website waar je 38 leuke weetjes over haar kunt lezen. Een mooi voorbeeld van Personal branding!

De Tekstenfee tovert met woorden en links
(Klik om te vergroten)

Als ik tijdens mijn verlof op stap ga om foto's te nemen,
dan kan dit een goede begeleidende foto zijn.

Je kunt ook sprekende foto’s toevoegen aan je Out of Office. Niet meteen een foto van jouw luie krent op een ligstoel aan het zwembad, maar een professionele foto die jouw boodschap ondersteunt.
Zo kun je bijvoorbeeld een bepaald product in de kijker zetten, waar een zomerkorting van toepassing is. Of misschien deel jij wel jouw favoriete zomercocktail en geef je extra kracht aan het recept met een mooie foto van die cocktail?

Van foto’s is het slechts een kleine stap naar video.
Vergis je niet, in jouw mail kun je geen video insluiten, maar je kan er wel naar linken.
Om jouw lezer duidelijk te maken dat het gaat om een video, kun je verschillende trucjes gebruiken:

  • Gebruik een herkenbare afspeelknop. De Youtube afspeelknop is bijvoorbeeld universeel herkenbaar.
  • Gebruik een typische afbeelding die jouw video illustreert. Een thumbnail.
  • Gebruik een Animated GIF. Deze zijn wel afspeelbaar in de meeste mailprogramma’s. Verwerk een play-button in de GIF, zodat jouw lezer ook klikt om af te spelen.

Je kan linken naar een bestaande video, maar je kan nog een stap verder en creatiever gaan door jouw Out of Office op te nemen als videoboodschap.
Zeker als je regelmatig vlogt of video’s lanceert, is dit een goed idee.

Voorbeelden van thumbnails van Hannes Coudenys en Average Rob.

Kan het nog creatiever?

Natuurlijk.
Op creativiteit staat geen grens.

Inhoudelijk kun je ook creatief zijn, buiten jouw werkboodschap om.
Zo kreeg ik een tip van Kenny Vermeulen dat hij in de zomer van 2022 een Shout-Out of Office ingesteld had. Kenny is creative director bij Duke & Grace.
In zijn afwezigheidsmail tipte hij enkele andere creatievelingen. Je vindt een screenshot van zijn Shout-Out of Office onderaan deze blog.

Kenny deelde enkele jaren geleden ook al eens zijn Route-of-Office. Hierin paste hij zijn afwezigheidsbericht altijd aan afhankelijk van waar hij zich bevond op zijn vakantietrip. 
Geen updates op Facebook of Instagram, maar als je wou weten wat hij uitspookte tijdens zijn trip, moest je hem dagelijks mailen en kreeg je het reisverslag in reply.

Als je wil verder borduren op zijn idee, kun je misschien een Stout of Office maken, waarin je een jeugdzonde bekent? Of een Zout of Office, waarin je jouw recept voor glutenvrije bagels deelt? Een Woud of Office over jouw tuinbedrijf of een Wout of Office wanneer de groene trui van de Tour de France 2022 even niet aan het fietsen is. 

Wil je nog meer creativiteit?

Zoals al eerder vermeld.
Er. Staat. Geen. Grens. Op. Creativiteit.

Maak een muzieklijst op Spotify. Hierin kun jij jouw favoriete roadtrip nummers delen. 
Maar je kan ook speels omgaan met de titels: misschien zit de bestemming van jouw vakantiereis verborgen in de titels van de liedjes?
Of kun je een zin maken met de opeenvolgende nummers waardoor je ook informatie geeft van jouw vakantieplannen?

Of link naar een Google Presentatie.
In deze presentatie kun jij delen wat je wil: de realisaties van jouw werk het voorbije jaar, een samenvatting van jouw roadtrip met je beste vrienden, een lijst van de mocktails die je uitprobeert op jouw vakantiebestemming… Ook hier zijn de mogelijkheden eindeloos.

Persoonlijk ben ik redelijk trots op mijn eigen Out-of-Office tijdens de kerstvakantie 2020-2021.
Daarin vond je een link terug naar mijn eindejaarsquiz
Wie meespeelde, leerde mij beter kennen. Zaken van vroeger, maar ook plannen voor het komende jaar.
Zoals het hoort bij een echte quiz, waren er ook prijzen te winnen. Ondertussen zijn de prijzen allemaal verdeeld, maar als je wil, kun jij de quiz ook nog eens spelen, just for fun!

Uitsmijter: Outhorse your email

Een toffe campagne van Visit Iceland.
Tijdens jouw verlof kun je één van de paarden op de Ijslandse vlakte jouw Out of Office laten schrijven op een groot toetsenbord.

https://www.visiticeland.com/outhorse-your-email/

Hat tip: Herman Maes

Ontvang 1x per maand inspiratie via mijn nieuwsbrief

* Verplicht veld

Bezorg mij jouw Out of Office

Ga je ook creatief aan de slag met jouw Out of Office? Dan lees ik graag mee!
Stuur me een berichtje wanneer jouw Out of Office ingesteld is en ik kom eens piepen.
Creatieve OoO's worden hier verzameld in een overzichtje.

Mail me

Laat je inspireren...

Nog even lachen met mopjes over Out of Office berichten? Bekijk dan onderstaand filmpje dat ik vond op Youtube.